Hoe Emma Handson
vergaderopnames en notulen snel én veilig bij de juiste persoon krijgt

Emma Handson helpt organisaties met het professioneel uitwerken en beheren van vergadernotulen. Inmiddels heeft Emma Handson meer dan 30 jaar ervaring. Er werken experts in secretariële ondersteuning, waaronder notuleren. De 90 hoogopgeleide organisatie- en taalprofessionals zijn de ultieme ondersteuners voor iedere ondernemer en organisatie.

Met klanten door heel Nederland staan voor Emma Handson vertrouwelijkheid, snelheid en gebruiksgemak centraal.  

Doel

Emma Handson streefde naar één centrale plek waar medewerkers en klanten veilig bestanden kunnen uitwisselen, zonder dat daar verschillende systemen voor nodig zijn. Documenten en opnames moeten snel en veilig bij de juiste persoon terechtkomen, zodat het maken van professionele notulen soepel verloopt.

Vertrekpunt

• Emma Handson werkt voor organisaties die vertrouwelijke vergaderstukken en ‑opnames aanleveren.

• Intern communiceerden medewerkers van Emma Handson via e-mail en verschillende tools.

• Er was behoefte aan één herkenbaar platform voor zowel klanten als collega's.

Uitdagingen

• E-mail bood onvoldoende veiligheid en structuur voor gevoelige documenten.

• Het bieden van een duidelijke rechtenstructuur, zodat klanten na inloggen direct de juiste stukken vinden.

• Het verzenden van notificaties moet betrouwbaar zijn, zodat niemand een upload mist.

• Een leverancier vinden die dit kan bieden, die voldoet aan de ISO-normen en die data in Nederland host.

Oplossingen

1. Voor iedere klant richt Emma Handson een eigen beveiligde omgeving in. Klanten loggen in op deze extra beveiligde omgeving en vinden daar vergaderstukken, ‑opnames en ‑notulen. Bij een nieuw geüpload document wordt direct een notificatie verstuurd, zodat de notulist meteen aan de slag kan.

2. Intern fungeert het platform als een volledig intranet voor 90 medewerkers. MT-updates, sociale berichten, jubilea en een smoelenboek staan op één plek. Medewerkers hoeven niet op meerdere systemen in te loggen.

Resultaten

Na 10 jaar is het platform niet meer weg te denken bij Emma Handson. Het is volledig geïntegreerd in de werkwijze van de medewerkers. Bijna 300 gebruikers loggen regelmatig in om stukken te uploaden of downloaden.

Intern zorgt het platform voor minder e-mailverkeer en meer overzicht. Medewerkers vinden alle informatie op één plek en het MT kan updates eenvoudig met alle medewerkers delen.

Wat levert het op?

Voor medewerkers

• Één plek voor alle interne communicatie.

• E-mail wordt gebruikt voor notificatie, niet voor samenwerking.

• Altijd toegang tot de juiste documenten.

Voor klanten

• Veilig inloggen en documenten ophalen.

• Direct een notificatie ontvangen bij nieuwe uploads.

• Snelle en betrouwbare oplevering van notulen.

Waarom Emma Handson koos voor Mett

• Veilig en geschikt voor vertrouwelijke documenten en opnames.

• Eén platform voor zowel klantcommunicatie als intern intranet. Klanten kennen Mett al.

• Een snelle en persoonlijke helpdesk, ook telefonisch bereikbaar.

• Flexibel inzetbaar voor een groeiende onderneming.