"Vooraf moet je goed bepalen voor wie welke informatie beschikbaar moet zijn. En een strakke, zakelijke aanpak werkt kostenverlagend."
Rob Hoksbergen is projectmanager en directeur van Urban Management Consultancy. Rob vervolgt: “Deze werkwijze zorgt er voor dat de communicatie en onderlinge afstemming vele malen efficiënter is dan voorheen."
Mett biedt de volgende mogelijkheden om toegangsrecthen toe te kennen
Je kunt in Mett eenvoudig de toegangsrechten per pagina instellen. Op elke pagina kun je zo bepalen of bezoekers en betrokkenen informatie kunnen zien, toevoegen, wijzigen of verwijderen.
- Per pagina geef je de toegangsrechten aan je collega’s, partners of projectleden. Dit kan op de volgende niveau’s: Bekijken, toevoegen, wijzigen of verwijderen.
- En je kunt ook per pagina bepalen wie een reactie mag plaatsen.
- De toegangsrechten geef je per groep. De betrokken personen zet je vervolgens in de juiste groep. En een persoon kan in meerdere groepen zitten.
- Het leuke van toegangsrechten is dat het systeem daardoor kan bijhouden wie wat doet op Mett. Bijvoorbeeld wie een pagina of een document heeft geplaatst of gewijzigd.
Een paar praktijkvoorbeelden
Met de toegangsrechten kun je veel verschillende situaties naar je hand te zetten:
- Gebruik een inboxpagina waar externen een document kunnen uploaden. Jij of iemand die je daar rechten toe geeft krijgt dan automatisch een e-mail met een rechtstreekse link naar dat document. Na beoordeling kun je het document vervolgens in de juiste map plaatsen en betrokkenen hiervan op de hoogte stellen.
- Maak een uitwisselpagina als je tijdelijk een bestand beschikbaar wilt stellen. Bijvoorbeeld aan een drukkerij of een DTP bureau.
- Maak een persoonlijke pagina waarin je je eigen documenten plaatst. Zo kun je zowel op kantoor als thuis aan de conceptversie van een document werken. Als het document gereed is om te delen met je team publiceer je het eenvoudig op de teampagina.